LA IMPORTANCIA DEL EXPEDIENTE DE PERSONAL PARA LAS SOFOMES ENR
En el cumplimiento de las disposiciones en materia de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo (PLD/FT), no todo se trata de conocer a los clientes y a los propietarios reales, también es fundamental conocer a quienes forman parte de la entidad. Por ello, la integración adecuada del expediente de personal es una obligación clave para las SOFOMES ENR.
De acuerdo con las disposiciones de carácter general a que se refieren los artículos 115 de la Ley de Instituciones de Crédito en relación con el 87-D de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito y 95-Bis de este último ordenamiento, aplicables a las sociedades financieras de objeto múltiple, las SOFOMES ENR deben implementar procedimientos de selección de personal que aseguren que los empleados para el desarrollo de sus actividades cuenten con:
- Calidad técnica
- Experiencia
- Honorabilidad
Como parte de estos procedimientos, las disposiciones establecen que las SOFOMES ENR deben:
- Contar con procedimientos establecidos de selección de personal para asegurarse de que sus empleados tengan la calidad técnica, experiencia y honorabilidad necesarias.
- Obtener una declaración firmada del colaborador en la que se señale:
- Si ha trabajado previamente en otras entidades financieras o sociedades señaladas en el artículo 95 Bis de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito.
- Que no ha sido sentenciado por delitos patrimoniales.
- Que no ha sido inhabilitado para ejercer el comercio, ocupar cargos públicos o desempeñarse en el sistema financiero mexicano.
Dichos procedimientos deben documentarse dentro del Manual de Cumplimiento o en un documento oficial interno de la entidad.
Para garantizar una integración adecuada del expediente de los empleados, te dejamos las siguientes recomendaciones practicas:
- Diseñar un formato único de declaración que incluya todos los elementos requeridos por la normativa.
- Solicitar y conservar documentación que acredite la capacidad técnica y profesional del colaborador, tales como:
- Títulos universitarios, diplomas, constancias de estudios o capacitación.
- Certificados emitidos por organismos autorregulatorios reconocidos por la CNBV.
- Constancias laborales o cartas de recomendación de empleos anteriores.
- Entrevista personal documentada
- Exámenes de conocimiento
- Incluir los elementos dentro del expediente laboral y mantenerlo disponible y accesibles para auditorías o visitas de inspección.
- Capacitar al área de Recursos Humanos en las obligaciones de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo (PLD/FT), especialmente en lo que respecta a la integración de expedientes de funcionarios. Esto garantiza una implementación adecuada de los procesos, asegurando un enfoque preventivo desde el momento de la contratación.
La adecuada integración del expediente de empleados es una medida preventiva que fortalece la estructura de cumplimiento de la Entidad Financiera, previene riesgos y demuestra el compromiso institucional con las mejores prácticas.
En materia de PLD/FT, el cumplimiento empieza desde adentro. Tener al personal correcto es proteger tu entidad desde su base.